Pour les entreprises, gérer les voyages d’affaires constitue une dépense colossale au sein de leur organisation. Pour optimiser cette gestion, recourir à un prestataire externe spécialisé dans la gestion de voyages professionnels devient primordial. Mais qu’est-ce que cela implique ? Découvrons donc le fonctionnement de ces sociétés de gestion de voyages d’affaires.

Qu’est-ce que la gestion de voyages d’affaires ?

La gestion de voyages d’affaires implique la planification et le contrôle de tous les processus liés aux voyages d’affaires. Cela englobe le suivi des dépenses ainsi que les points stratégiques à mener pour la gestion des coûts. Si certaines entreprises gèrent leurs déplacements elles-mêmes, d’autres font appel à des agences de voyages spécialisées.

Ces dernières sont capables de gérer toutes les parties administratives de votre gestion jusqu’à la finalité de votre projet. Elles utilisent principalement une plateforme pour la gestion des voyages d’affaires, qu’elles vont proposer aux entreprises. Cette plateforme est utile pour surveiller de près le suivi de toutes les dépenses de déplacement.

Le rôle de l’agence de voyages d’affaires

L’agence de voyages d’affaires a pour rôle de mener les actions suivantes :

• Négocier les meilleurs tarifs auprès des fournisseurs partenaires (compagnies aériennes, compagnies ferroviaires, hôtels, service de location de voitures, etc.)
• Fournir une plateforme incluant un large inventaire et des possibilités de réservation faite par les collaborateurs de l’entreprise
• Rendre des rapports détaillés sur les frais de déplacement
• Optimiser les coûts de voyage de l’entreprise
• Assister l’entreprise avant, pendant et après chaque voyage professionnel
• Suivre le budget alloué aux voyages

Le déroulement de la planification de voyage

L’agence de voyages d’affaires va avant tout planifier de manière précise votre voyage professionnel. Cela implique donc de considérer les éléments suivants :

• Les dates de voyage
• Les horaires de départ et d’arrivée
• Les emplacements pour l’hébergement
• Les transferts aéroport-gares-hôtels nécessaires
• D’autres aspects optionnels (exemple : location de salle de réunion)

Il est important que tout soit mis en place pour pouvoir établir convenablement le programme de votre voyage. Vous aurez ensuite accès à ce programme en vous connectant sur la plateforme de gestion de voyages de l’agence.

Le déroulement de la négociation

La négociation est utile pour pouvoir bénéficier des meilleurs services aux meilleurs prix. L’agence a donc comme tâche de choisir le ou les services adaptés le plus à vos besoins les plus spécifiques. Elle entamera établira donc des négociations avec un bon nombre de fournisseurs possibles pour vous dénicher la meilleure solution.

Si l’agence a cet avantage de pouvoir vous obtenir des tarifs spéciaux, c’est parce qu’elle est en relation et en partenariat avec un nombre important de fournisseurs de l’industrie du voyage.

Le choix de l’hébergement

Le choix de l’hébergement doit tenir compte des éléments suivants :

• Le choix du lieu de séjour (hôtel, chambre d’hôtes, hébergement partagé, etc.)
• Le nombre de jours d’hébergement
• Le prix de la nuit en fonction de la saison

L’agence analysera avant tout vos besoins en matière d’hébergement et évaluera les possibilités qui pourraient vous correspondre. Cela doit aussi tenir compte de votre budget.

La gestion des frais de voyage

C’est sur cet aspect qu’une agence sera la plus évaluée dans une entreprise. Il est nécessaire de pouvoir trouver une solution à la fois pratique, convenable et économique pour votre voyage. De ce fait, il est essentiel de pouvoir adopter une stratégie d’optimisation des coûts.

L’agence de voyages d’affaires va donc simplifier la gestion de vos dépenses et garantir des coûts bas pour que vos frais de déplacement ne constituent pas une charge trop importante. L’objectif est de pouvoir organiser un voyage professionnel qui soit entable pour l’entreprise.

Ainsi, grâce aux rapports fournis par l’agence, il vous sera possible de gérer efficacement vos finances et de prendre des décisions plus significatives en matière de gestion des coûts de voyages. Cela vous aidera plus tard à améliorer les différents points qui nécessitent d’être revisités.